参与协议是确定广告客户与其代理机构之间工作方式的有效方式。 进行确定关系和双方期望的最佳时期之一是在关系开始时,而不是等待事情出错或不良做法和失调成为主要问题。

因此,有趣的是,许多广告客户经过广泛的选择过程来选择一家新机构,然后并不接受或实施结构化的入职流程,以便快速高效地建立关系。

可以理解的是,在任命了一个新的机构后,许多人希望立即着手合作,但尽管如此,仍然需要在新机构中成功过渡,并摆脱旧机构。 这一过渡过程对于确定工作方式和建立双方的期望,以尽量减少出现不一致和沟通不畅的机会非常重要。

此外,新机构的任命不仅仅是建立一个新的关系,而是根据新机构的作用,它日益影响各机构名册的合作方式。 记录机构 (AoR) 或牵头机构或任何一个核心战略机构的变化都可能导致营销人员及其机构共同合作的方式发生变化。

因此,任命一个新机构似乎是开展《参与协定》进程的理想时机,作为重新调整名册和新机构与合作方式的一种方式。

以下是关于在任命新机构后立即使用《参与协定》程序的三个案例研究,其中在确定工作方法方面的拖延导致进一步进入这种关系的问题。

案例研究1

健康保险与参与协议

具有挑战性的问题:随着一个主要品牌的重新推出,营销团队认为,目前提供工作员一致性多年的机构,没有能力提供在竞争激烈的市场。

在进入市场选择一家知名度高、资历高的创意机构后,他们没有时间将参与协议流程纳入新的创意机构。 现在差不多一年了,重新推出,营销团队想知道他们是否在选择这个机构时犯了一个错误。

创意解决方案:在与营销团队和代理机构交谈后,很明显,在大规模后投投热潮,以开发新的运动没有时间,但现在后重新定位推出双方不确定什么是明显错误。

我们建议开展我们将近一年前建议的《接触协定》进程,作为双方分享期望和商定解决办法的一种方式。

过程:TrinityP3 与营销团队和代理团队中的关键利益相关者进行了深入的一对一访谈,确定了关系和基本流程问题。 这些调查结果与营销人员和机构以及制定和批准的讲习班议程进行了共享。

研讨会在《参与协议》中优先考虑制定和商定流程并设定绩效期望。 在此过程中,该机构决定对机构团队进行重大变革,以此开创新的开端。

时间轴:从最初的协商和最后商定的接触协定开始,这一过程花了三周时间。

结果和反馈:参与协议研讨会对机构和营销团队来说都是一个挑战。 重新定位品牌活动的初始速度意味着该机构每天或每周都能获得大量 CMO 服务。

同样,该机构也有高级团队,事实上是球场团队,也负责该账户,尽管他们被告知包括他们提议在账户上工作的团队。

然而,一旦新职位活动完成并准备启动高级代理团队,CMO 就放弃了日常业务。 这似乎造成了一个真空,因为无论是机构还是营销团队都没有一致的方式像往常一样开展业务。

当代理团队或营销团队出现问题时,他们会迅速将问题或疑虑上报给管理团队和 CMO,这一事实使情况更加复杂。 这很快导致双方都认为该机构表现不佳,而机构认为营销团队不合理。

虽然《参与协议》定义了一种工作方式,但关系受到了损害,尤其是对于营销团队而言,他们认为,其营销团队向 CMO 的问题的代理升级损害了他们在营销团队中的角色。

在营销团队将该机构从名册上除名之前,这种关系又持续了六个月。

案例研究2

保险公司与订婚协议

具有挑战性的问题:在对一个新的创意机构进行宣传后,营销团队同意,在与过去的机构合作了八年之后,新机构的任命是机构名册上的一个重大变化。

它还被视为一个机会,可以审查它们如何与其机构合作,并确保其目前的流程符合目的,特别是作为营销传播战略的一部分,最近数字内容的增加。

创意解决方案:TrinityP3提议,在任命后30天内,我们将与新的创意机构以及名册上的其他核心战略机构一起开展参与协议进程。

过程:营销领导团队提供了一个明确的简报,说明他们希望与新机构和名册实现什么目标。 讲习班的议程得到制定并与各机构分享,并与来自核心战略机构的营销小组和客户管理团队在场外举办了一整天的讲习班。

参与协议是在讲习班上制定的,并与各机构和营销团队分享,供审查。 新机构提议将参与协议设计成视觉文档中,包括插图、检查列表和流程图,使其更具品牌性和吸引力。

时间表： 任命新机构的过程花了十二周,包括任命后四周的研讨会,而《参与协议》在六周内获得批准,该机构需要另外六周时间将《参与协议》设计成整个团队的方向性文档。

结果和反馈:敬业度协议不仅使新机构符合营销团队和名册上其他机构的期望。 但同样重要的是,新机构向名册提出了一些新的方式和流程。 这些意见在讲习班上提出,并与各利益攸关方代表讨论,并讨论了《参与协定》中的相互协议。

三年多之后,该机构不再是新的机构,《参与协定》已多次重新审查和更新,因为需要改变,使协定的条款保持最新和相关性。

案例研究3

消费品包装与参与协议

具有挑战性的问题:随着公司战略的变化和一系列新产品的推出,营销人员希望确保他们拥有最适合这一任务的机构。

TrinityP3 负责机构搜索、选择和任命新机构,并表示愿意管理参与协议研讨会,作为新机构的入职流程的一部分。 由于若干原因,这一进程被推迟了四个月,在此期间,关系中似乎出现了问题。

创意解决方案: 在任命新机构时提供了参与协议流程,在听到关系已经面临 4 个月的问题后,TrinityP3 建议我们不要进一步延迟流程以重置关系并定义营销团队和代理机构的期望。

过程:讲习班原计划进行数月,但因种种原因推迟。 对讲习班的条款和议程进行简单的更新意味着讲习班在两周后举行。

审查的领域和流程包括市场活动管理、年度规划、预算和有趣的日常互动。 最后一次是由该机构的一位客户经理提出的。

时间轴:从通报到执行商定的参与协定,包括讲习班和审查进程,整个过程只用了四周时间。

结果和反馈:虽然讲习班定义了工作方法,就像许多其他研讨会一样,但这次的重大见解来自于日常互动的讨论。

讨论表明,由于客户与代理机构之间的地理距离,许多日常互动都是通过电子邮件进行的。 面对面的会议似乎变得难以组织,因为人们忙于许多相互矛盾的约会。 (听起来很熟悉？

团队中的许多人放弃了电话,因为经常导致留下语音留言和未回电。 这一点对于机构帐户管理团队来说尤其明显,他们发现很难联系到营销团队,他们同样感到太忙,时间压力太大,无法对机构做出其他承诺。

其效果是电子邮件已经成为合作的默认方式,导致各种误解和误解。 当电子邮件被用来向机构建议作简报和提供反馈时,这一点尤其明显。

好消息是,代理和营销团队在参与协议中制定了一套规则,以改变这种行为,并解决问题。 结果非常成功,代理/客户关系几乎立即改善,今天仍然强劲。

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