Top

机构竞标需要太长时间的十大原因

这篇文章的作者是kylie ridler-dutton,她是trinityp3 的高级营销顾问。 Kylie 是一名高级顾问专家, 在零售、酒精、公共关系和电信领域拥有丰富的咨询和实战经验。

最近有讨论表明, 业界认为球场过程太长, 参与和复杂, 他们正在寻找/提出方法, 使其更快/更容易。

但竞标可以设计得尽可能短, 也可以设计成所需的长度。 从几个星期到几个月。 在任何情况下, 这一进程都可以确保尽职调查和治理, 但最重要的是选择最适当的机构。

那么, 为什么有些竞标需要太长时间呢? 如何更有效地管理它们?

1. 缺乏商定的成功定义

成功的定义是什么? 很多人认为这只是在寻找一个新的机构, 而是要做什么、如何、何时、为什么他们会比你现在拥有的更好?

有时, 企业从事的是一个宣传过程, 忘记了让整个企业参与进来, 以了解企业目前的需求。 最近我们有一个客户想竞标, 对于为什么需要竞标, 以及目前的供应商关系出了什么问题, 有两种截然不同的看法。 我们着手对目前的状况进行审计, 以确保向前迈进, 有关键目标, 并明确说明业务需要什么。

2. 沟通不良

客户往往忘记向利益相关者介绍情况, 并适当地向竞标顾问介绍他们正在努力实现的目标, 往往会随着新目标的发现而导致中期的问题。 Triniryp3 通过在流程开始时的明确客户端简报来避免此问题。

在时间上沟通不力。 谁需要参与, 何时和多久, 他们需要提供什么来使这一进程有效运作?

与机构本身沟通不良或往往没有沟通来设定和管理期望。 这往往是对采购格言的误解, 即招标供应商应保持在远处。 但是, 除非你与每个机构进行沟通, 而不是将它们完全锁在这个过程之外, 否则你如何评估潜在的机构?

3. 内部政治

如果内部存在分歧, 就不会有商定的结果。 如果对希望审查新的关系没有一致性, 这将导致在这一进程中出现问题。 所有利益攸关方需要审查和批准该简报, 并在进程开始时进行调整。

这可以追溯到确定成功结果的问题, 并确保所有利益攸关方提前签署这一结果, 以便使预期提前统一。 这避免了由于内部政治或由于管理内部政治问题所需的时间和精力而不可预见的长期拖延而导致的中期方向突然变化。

4. 没有决策框架

一个竞标需要一个明确界定的利益攸关方小组, 从一开始就应该参与, 并明确参与进程的目标和预期成果。

例如, 我们看到, 由于在最后一轮创意中引入了关键决策者, 而没有汇报竞标前几个阶段, 让各方看到这一过程的进行, 投档最终就分崩离析了。 这往往是由于害怕要求高级利益攸关方投入时间。

需要就谁在做决定以及决策的重要性作出决定。 这个高级管理人员还是业务人员做出决定, 还是两者兼而有之? 它们是如何加权的, 标准是否与成功结果的定义相一致?

该机构的优势在于在整个过程中将文化契合与战略和创意结合起来。 我们报告竞标每个阶段的调查结果, 以确保利益攸关方在进入下一阶段的进程之前保持一致。

5. 定义不当的过程

利益攸关方需要有一定程度的承诺来运行竞标进程, 如果没有界定和同意该进程, 就会破坏和延长进程。 需要与竞标顾问就竞标能取得什么成绩达成一致, 而不是提前实现。

Trinityp3 有一个从流程一开始就为客户和机构所清楚的流程。

每个人都认为自己知道如何竞标, 但事实是没有一个竞标过程适合所有场合。 您需要能够自定义流程, 以提供所需的成功结果。 当然, 也有一些标准的问题和规则来确保治理和尽职调查, 但事实是, 你需要提前明确界定流程, 让各方能够富有成效地参与。

6. 利益攸关方的可用性

为了保持过程的效率, 关键是要调整人们的日记, 并从一开始就得到承诺, 这将保证从双方的房间里的合适的人-客户和机构, 以获得最好的结果, 在化学和最终选择。

让一个机构和你的预算承诺参与最终将移交给选定的合作伙伴, 应该被视为与企业内的任何其他投资一样重要。

竞标需要比许多人意识到的更高的承诺水平, 因此, 重要的是要确保所有利益攸关方事先意识到他们的承诺水平, 包括他们需要参与的地点和时间。 最好的办法是规划这个过程, 制定一个时间表, 让所有利益攸关方同意。 如果他们不能提前承诺这一进程, 那么他们就不应该参与其中。

7. 没有人致力于管理这一进程

为了推动上述观点, 该过程需要一个关键的利益相关者在内部与合适的人员进行沟通, 并管理日记管理。 关键人物需要愿意像他们负责管理的任何其他项目一样运行流程, 以确保流程按照商定的时间运行。

竞标过程在很大程度上是行政性的, 因此成为你将要从事的许多其他项目之外的一个项目。 重要的是, 它被赋予了与任何其他项目相同的重要性。 如果你没有时间, 或者没有人能够把时间花在管理竞标过程上, 那么你可能应该将它外包

8. 企业利用球场来解决他们的商业主张

危险在于利用球场试图获得免费的策略和想法, 因为要获得对你有价值的战略或想法, 需要与为你的企业推销的机构分享详细的、往往是机密的信息。 他们需要这些信息, 以便能够根据您的需求创建定制的解决方案和建议。 这是大多数聪明的广告客户都要避免的风险。

这不可能是银弹解决方案, 而是一种信心, 相信从机构经验、人员和强大的化学中可以获得附加值。 如果简报过于复杂, 就需要更高水平的合作, 是的, 需要更多的时间。 对于简报的规模和让机构展示公平回应所需的时间, 客户需要现实一点。 TP3 协助客户塑造具有经验和专家的简报, 以确保音高简报与过程保持一致。

9. 简报不明确

从长远来看, 你现在投入的时间是值得的。 如果简报是可怕的, 你会得到一个不完整的反应, 需要考虑进一步的评估过程, 以满足业务。 我们经常看到没有明确问题的简报, 而不是模糊的品牌评论。 因此, 你会得到来自候选机构的模糊答复, 没有任何有形的, 以给企业分配大量的营销预算的信心。

要求太多的另一面要么是过于模糊的简短, 要么是过于严格的。 过于模糊, 机构将遍布各地, 将被打和错过。 与其选择最好的机构, 你最终可以选择一个刚刚幸运的机构, 你能指望他们每次都幸运吗?

10. 不切实际的期望

你需要真实地说出你所要求的。 罗马不是一天建成的, 各机构也不是一蹴而就。 透明度是不需要重新开始的关键, 以便所有各方都能清楚地参与并调整能力。 重要的是要有正确的简报, 在给竞标顾问的简报中概述所需的能力, 并将其转化为《索取资料书》, 交给潜在的机构。

试着把你的期望设定在问题的大小和奖品的大小上。 如果你需要一个小的设计机构来做一些项目工作, 不要运行一个需要该机构重新设计你整个企业身份的重大竞标过程。 同样, 如果一个机构要做的大部分工作都是重新开展竞标运动, 也不要要求机构在竞标上展示他们巨大的战略或创造力。

但如果你有一个大项目和一个大机会, 如果你把这作为机构的任务, 那么一定要确保你愿意给他们时间和投入来正确解决问题。

那么, 你如何跑得很紧呢?

定义成功

与所有参与者沟通

提前获得内部对齐

商定决策框架

设计和实施详细的流程

确保利益相关者的可用性和参与

招聘资源来管理流程

精心设计测试成功简介

管理各方的期望

Trinityp3 可以帮助您在这里

  • 近二十年的管理投档经验
  • 为每个客户定制的定义流程
  • 流程, 以管理投档在数周或数月内-取决于您的需求
  • 为财务审查确定成本和制定工作范围
  • 利益相关者管理经验
  • 全球各学科机构行业登记册
  • 非常满意的客户和机构 (即使他们不成功)

Trinityp3 全面的搜索 & 选择流程提供了广泛的市场知识、严格定义的流程以及详细的评估和评估。 更多信息

Want more articles like this? Subscribe to our newsletter:

Fill out my online form.

Kylie is a discipline neutral specialist with consulting and implementation experience spanning across retail, alcohol, utilities and telecommunications to name a few. Kylie has worked in various Agencies in both Melbourne and Sydney as a Client Services Director managing the development and implementation of a wide range of global brands over the past 18 years.

We're Listening

Have something to say about this article?
Share it with us on Twitter, Facebook or LinkedIn

Tweet
Share
Share