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为什么机构的投档需要这么长时间, 这是否会产生更好的结果?

这篇文章是由Julian Barrans, 业务总监, 亚洲为 TrinityP3。 julian 从事商业、营销和品牌推广专业工作超过 30年, 其中一半以上在亚太地区, 在客户方面和代理方面都工作。

对于营销人员来说, 代理竞标创造了一个绝佳的机会, 可以评估从一个或多个机构 (或多个机构) 那里获得的技能和服务, 以及收集专家对品牌市场状况的意见和创造性机会, 以更好地满足消费者需求。

竞标过程本身需要多长时间, 不管是几个星期的问题, 还是几个月的时间, 都取决于很多因素…..。其中一些以很好的方式推动了过程的长度, 而另一些则是消极的。

遗憾的是, 是后一个因素让竞标过程太长, 被抽出来了。

更多的是你带来的焦点, 你如何处理所涉及的物流, 过程本身的质量和所需的时间长度…..。 所需的结果。 问题不应该是 “一根绳子有多长”, 而应该是 “这根绳子应该有多长”, 以提供所需的更好的结果!

我们看到, 在整个过程中, 太多的机构参与其中浪费了如此多的时间, 这些机构在后勤状况不佳的情况下消耗了时间和资源。你很可能读到这样一个事实, 即 hpb 和 sia 的两个投档过程都需要很长时间才能完成…… 从去年8月一直持续到最近。

没有关于 hpb 的投球过程这么长时间的原因的信息, 尽管显然在涉及太多的机构中遇到了一些问题…… 或者没有处理下面关键因素清单中强调的领域。

然而, 关于在 sia 竞标发生的事情的一条线索却被强调了…..。它是有罪的有太多的机构投档..。说实话, 我们建议第一次实际会议能有这个数字的一半。

在第一次会议之前过滤机构的数量, 可以让你专注于与你感兴趣的核心机构的质量时间。这是管理物流以及资源的关键…… 也不浪费机构的时间。

例如, 我们建议您根据简报筛选一个很长的候选名单, 将这些机构筛选为十个机构的列表。 然后, 使用合适的模板, 将请求发送详细凭据的范围缩小到8个。

然后对这些进行评估和审查, 为客户和机构首次开会的化学战略研讨会阶段选择五六个机构的短名单。 正如你所理解的, 这是 sia 所呈现的一半数字。

然后, 在竞标阶段和财务分析中进一步减少了这一数字, 其中两个, 最多三个机构。

我们在许多亚洲文化和市场 (如印度尼西亚、日本、马来西亚和新加坡) 应用了这一 “最佳实践”…… 在不同的类别中开展工作, 包括复杂、竞争激烈的汽车和金融冲突领域。它高效和有效地与各机构和客户一起赞扬这一进程。

为了确保您选择最佳代理、最佳创意输出结果, 您需要在确定最佳流程以及由此产生的相关物流和时间表时考虑以下关键方面。

1. 定义成功的样子

定义与现任者相比, 你希望改进的内容。

除了你可能不满意的是什么…… 你的营销和业务需求发生了什么变化?

您还应该考虑到业务中其他关键利益相关者的需求/意见问题, 否则您将在整个过程中面临潜在的冲突, 从而导致延迟。

清楚您对所需服务、所需交付产出、预算和最适合您需求的薪酬模式的期望。

2. 你需要一个明确的过程

利益攸关方需要有一定程度的承诺来运行球场进程, 如果没有界定和同意这一进程, 就会破坏和延长交付最佳结果所需的时间。

每个人都认为自己知道如何竞标, 但事实是没有一个竞标过程适合所有场合。 您需要能够自定义流程, 以提供所需的成功结果。

您需要在流程中包含指标, 以呈现清晰的景观图景。

第一套指标是处理意见的模糊性。 离开基于主观意见的决定是危险的, 因为不同的利益攸关方来自不同的经验和技能组合立场。 你需要针对一组问题来开发记分卡, 从上面的第一点开始, 一些问题就会影响到成功的样子。 是的, 这仍然是主观的, 但关注的是重要的事情。

第二套指标是关于对您从每个机构收集的财务数据进行基准测试。这不仅仅是每个机构对彼此的关系…… 而是与行业基准相对立的。这证明了在确定谁提供公允价值或不提供公允价值方面是非常宝贵的, 但关键是资源重点在哪里。

最终, 这在谈判阶段…… 和合同开发帮助很大。

3. 对进程和时间表的承诺

获得与两个利益相关者以及关键支持资源的承诺, 在业务和机构候选人。 您需要清楚地传达流程、时间/关键日期和可交付结果预期。

这是延误和 “长代理过程” 的最大驱动因素之一。

4. 明确的决策框架

在开始时定义关键的利益干系人。 另外, 请同意如何在过程的关键阶段对记分卡进行权重。 例如, 它是平均拆分还是营销加权?

此外, 是否有区域或全球利益攸关方需要参与?

如果你以后引入更多的利益相关者, 而这些利益相关者没有参与到流程的早期阶段, 你就有可能造成混乱和浪费竞标时间, 但更糟糕的是, 由于不同的利益相关者有不同的信息, 你可能会做出错误的决定。他们的观点的基础上。

5. 您需要一个致力于管理流程的人

这一进程需要一个关键的利益相关者在内部与合适的人沟通, 并管理时间表承诺, 特别是关键的决策会议。 关键人员需要愿意像业务中的任何其他项目一样运行流程, 并将其作为其 kpi 的一部分进行评估。

被选中的人必须有权力 (或显然被赋予权力), 这样他们就不会被赋予跑来跑去的机会。 你会惊讶地发现, 这可能是多么具有挑战性, 需要从许多来源输入

6. 在你的简报中放一些清晰的思考

从长远来看, 你现在投入的时间是值得的。 如果简报很模糊, 你会得到不完整的回应, 需要考虑进一步的评估过程, 以满足业务。 我们经常看到没有明确问题的简报, 而是模糊的品牌评论。 所以要清楚你要求各机构做什么。

最后的一些想法来结束..。

基本上…… 你不能真正从竞标本身太长的说法开始, 它需要合适的时间长度来适应特定组织所设定的过程, 以实现成功因素的设定。

是的, 由于没有把注意力集中在纠正上述因素和浪费时间以及在这个过程中做得不好, 发生了许多不必要的长投。

不正确的更严重的结果不是一个漫长的竞标过程…… 而是为需要做的工作选择错误的机构。

关于指标的最后一句话..。客户往往对价值和清晰指标给竞标过程带来的里程碑感到惊讶…… 并发誓永远不再回到他们竞标的 ‘ 旧方式 ‘。

愉快的竞标!

Mumbrella Asia 2019年2月18日首次出版

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Julian has worked as a business, marketing and branding professional for over 30 years, with more than half of that time in the APAC region, working both client side and agency side. A creative business leader who truly understands the importance of team building, working with the right partners as well as making decisions based on sound business strategy and practices.

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